Point de Vente
A l’ère du numérique, l’officialisation matérielle de vos documents reste de mise. Le tampon encreur demeure un élément bureautique indispensable. En bois, en caoutchouc, en plastique, en métal, le tampon en entreprise servira à oblitérer le courrier, afin d’indiquer par une marque, les informations relatives à l’entité en question (nom, date, contact, secteur d’activité, informations supplémentaires, etc.). Il facilite grandement les opérations documentaires papier (comptabilité, etc.).
Le tampon entreprise notamment, servira à identifier de façon formelle votre structure et y indiquer toutes les informations indispensables au bon déroulement de procédures spécifiques.
Pour marquer rapidement un document papier, le cacheter, il existe différents types de tampons encreurs. Selon l’activité, le service, les informations à renvoyer et les informations du tampon changeront. En fonction de leur utilité, vous pourrez acheter un tampon personnalisé, ou des modèles de tampon prédéfinis. Le tampon dateur fera gagner un temps précieux aux corps de métier qui nécessitent la mise à jour régulière d’un courrier ou de chaînes de documents importantes.
Par ailleurs les tampons génériques dits de formule commerciale « Pour info », « confidentiel », « rappel », « reçu le », « urgent », « comptabilisé », « payé le », « original », « duplicata »,… sont utiles à des corps de métiers administratifs type comptabilité, secrétariat, etc.
Le tampon entreprise n’est pas indispensable, cependant dans le cadre d’une activité commerciale, bon nombre de prestataires ou fournisseurs sont amenés à demander un paraphe de l’entreprise (en plus d’une signature) et ainsi officialiser le document. Il est donc aussi gage de sérieux et de légitimité. Par ailleurs, le tampon d’entreprise peut servir aussi dans une optique informationnelle et communicationnelle.
Même si juridiquement, rien n’encadre les informations devant être présentes sur le tampon, il est nécessaire d’en posséder un pour effectuer un paraphe officiel de votre entité juridique et commerciale. Les protocoles administratifs publics notamment utilisent ce procédé dans l’optique de faciliter la reconnaissance de l’entreprise.
Le code du commerce ne régit pas l’utilisation du tampon encreur, il régit en revanche les informations à spécifier sur les documents de l’entreprise pour convenir d’une transmission légale de document : article n°R123-237.
Pour cela le tampon entreprise doit contenir les informations :
Nom de l’individu dans le cadre d’une entreprise individuelle (artisans, etc.) ;
Nom de la société (marque, dénomination sociale, nom commercial, etc.) ;
Adresse complète : Rue, Ville, Code Postal, Arrondissement, Cédex, BP, Lieudit, etc.) ;
Forme juridique de votre entreprise (EIRL, SAS, SARL, ou autre) affilié au montant du capital ;
Identification nationale de l’entreprise : Numéro de SIRET ou numéro de SIREN, Code APE de la branche d’activité, avec registre RCS affilié à la ville où la société a été enregistrée ;
Coordonnées de contact (adresse mail, téléphone, fax, etc.) ;
Numéro de TVA intracommunautaire.
Il n’est pas indispensable d’utiliser un tampon encreur, cependant énormément d’entreprises l’utilisent dans l’optique d’accélérer le temps nécessaire aux courriers pour envoyer les factures, les relances, les paiements fournisseurs, et lors de l’envoi de colis.
Un tampon de 6 à 8 lignes est donc recommandé pour ce type de tampon encreur. Il s’agit donc de se procurer un tampon de plus large diamètre, les PME pouvant aisément opter pour le tampon encreur personnalisable.
Par ailleurs, dans le cadre d’activités mobiles (chauffeurs, taxis, médecins, avocats, commerciaux, journalistes, infirmiers, etc.), un tampon encreur de poche permettra un maximum de mobilité.
Les plus petites entreprises peuvent avoir à envoyer des dizaines de courriers et il serait extrêmement malvenu de perdre plusieurs heures pour ce type de tâches courantes. Il est donc recommandé d’adopter le tampon encreur qui conviendra à votre type d’activité.
