Les informations à mettre sur votre tampon professionnel

Le tampon encreur est un outil bureautique qui vous permettra d’accélérer les phases de paraphe sur les papiers officiels. Il peut faciliter grandement la reconnaissance de votre personne ou de votre structure sur les documents transmis, et relaie pour vous une image d’entreprise saine.

Il faut pour cela structurer et présenter l’information indispensable façon précise.

Le tampon personnalisé pour particulier

Les particuliers trouveront un intérêt dans le tampon encreur dans la gestion administrative et comptable. Par ailleurs dans le cadre d’une activité sous forme d’entreprise individuelle (en personne physique), le tampon particulier et le tampon entreprise pourront être confondus.

Pour répondre aux besoins des particuliers, le tampon personnalisé correspondra à la solution de flexibilité. Il peut servir dans le cadre d’un événement (faire-part artisanal, fête, salon, etc.), et la possibilité d’y imprimer des illustrations et logo s’y prête parfaitement, laissant un aspect plus organique qu’une simple impression.

Dans l’optique de représenter un particulier, il est recommandé d’y afficher un nombre d’information au plus précis et synthétique, inutile donc de dépasser les 5 lignes de tampons :

-      Nom, prénom ;

-      Adresse ;

-      Numéro de contact ;

-      Courriel ;

-      Activité ou contexte qui justifie le tampon.

Information du tampon encreur entreprise

Les informations présentes sur les tampons encreurs des entreprises, dépendront du secteur d’activité concerné, du service auquel il est rattaché, et surtout du document auquel il se prête.

3 types de tampons encreurs sont indispensables dans la cadre administratif, comptable ou communicationnel de l’entreprise : le tampon personnalisé (identification de l’entreprise), le tampon de formule commerciale, et le tampon de numérotation.

Dans le cadre de l’indentification de votre entreprise, sur le plan national, et sur le plan commercial. Le code du commerce (article n°R123-237).

Informations du tampon entreprise indispensables :

-      Nom de la société (nom commercial, marque, dénomination sociale, etc.) ;

-      Adresse complète : Rue, Ville, Code Postal, Arrondissement, Cedex, BP, Lieudit, etc.) ;

-      Forme juridique de votre entreprise (EIRL, SAS, SARL, ou autre) affilié au montant du capital ;

-      Identification nationale de l’entreprise : Numéro de SIRET ou numéro de SIREN, Code APE de la branche d’activité, avec registre RCS affilié à la ville où la société a été enregistrée ;

-      Coordonnées de contact (adresse mail, téléphone, fax, etc.) ;

-      Numéro de TVA intracommunautaire.

Les tampons de formules commerciales basiques peuvent comprendre les mentions : « Payé » ,  « Copie », « Confidentiel, » « Pour info », « Rappel », « Urgent », « Comptabilisé », « Original », « duplicata ». Les tampons sous formes de formules commerciales seront indispensables pour bon nombre de corps de métier où la chaîne documentaire est importante.

Parallèlement, en entreprise, les tampons signature, peuvent servir la validation d’une personne signataire dans l’entreprise. Pour cela il s’agira d’indiquer le service de l’entreprise concerné, le nom de la personne signataire, et si possible le contact de celle-ci.

Tampons encreurs pour profession libérale et autoentrepreneur

L’autoentrepreneur demeure un entrepreneur, et il se doit de s’approvisionner avec les mêmes équipements pour faire face sur le marché. Le tampon encreur est aussi utilitaire pour les professions libérales et les autoentrepreneurs qui allieront les 2 ensembles d’informations précédentes.

Les relations fournisseurs-prestataires demeurent les mêmes dans ce type d’activités et il est donc important de renforcer la valeur juridique des documents de celui-ci. Au sein de ces structures le tampon apportera une plus-value en termes d’image.

Un unique tampon suffit généralement pour ce type de structure comprenant :

-      L’identification de l’entreprise ;

-      Des coordonnées de contact cross canal dans l’idéal ;

-      Le numéro de Siret qui sera un gage de sérieux.