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Comment choisir son destructeur de documents ?

De nombreux documents d'entreprise ne peuvent être simplement jetés à la poubelle lorsqu'ils n'ont plus d'utilité car ils concentrent très souvent des informations confidentielles pouvant être exploitées par quelqu'un de mal intentionné. Afin d'optimiser la sécurité et éviter les fuites de données, il est impératif d'investir dans un destructeur de documents.

Connaître votre utilisation de documents

Afin de protéger la confidentialité des papiers, courriers, dossiers que vous souhaitez jeter, vous pouvez miser sur le destructeur de document dont le rôle est de réduire en plusieurs fragments les feuilles que vous aurez inséré dans l'appareil. En plus d'alléger considérablement la quantité de déchets, il sera votre allié dans la préservation de vos données. Selon ses fonctionnalités et sa capacité de réception, il sera possible de broyer d'un trait, une quantité de feuilles en même temps, définie par les paramètres de l'objet. À chaque fois que vous souhaiterez sécuriser le secret professionnel, il suffira de transmettre les documents dans la déchiqueteuse pour qu'ils puissent être détruits.

Opter pour le meilleur niveau de sécurité

C'est un type de coupe qui va d'abord déterminer le niveau de confidentialité. Il en existe deux sortes :

  • La coupe droite
  • La coupe croisée

De ces coupes, découlent sept niveaux de sécurité à solliciter en fonction de l'importance des éléments à détruire. Ils proviennent de la norme DIN 66399 et garantissent une protection adéquate.

Destructeur de document coupe droite

Le destructeur de document à coupe droite relève des niveaux de sécurité 1, 2 et 3. L’appareil va détruire les papiers en fines lamelles de 12 mm maximum, ce qui peut être suffisant pour les documents généraux ou internes. Plus le niveau de confidentialité est important, plus les lamelles sont fines, passant à 2 mm de largeur pour le niveau 3. Ces fines lamelles ne suffisent pas dans la protection des données plus secrètes, il est donc nécessaire de choisir un niveau de sécurité plus fort.

Destructeur de document coupe croisée

Le destructeur de documents à coupe croisée correspond aux niveaux de sécurité les plus élevés : de 4 à 7. Grâce à ces niveaux, vos papiers les plus confidentiels, qui exigent un niveau de sécurité extrême, seront détruits en très fines particules d'une surface maximum de 30 mm au carré à 2,5 mm au carré pour le niveau le plus fort. Le choix des cylindres de coupe dépendra donc des données que vous avez à éliminer et de l'investissement financier que vous souhaitez mettre dans une déchiqueteuse de papiers.

Déterminer la fréquence d'utilisation et la quantité de destruction

L'un des critères importants pour choisir votre appareil est de comptabiliser le nombre de personnes susceptibles de l’utiliser et la quantité de documents que vous souhaitez pouvoir broyer en même temps. Ces deux éléments vont en effet établir la capacité de réception du bac et permettre d'adapter le modèle à l'utilisation.

Dans le cadre professionnel, un service de moins de 10 personnes pourra être satisfait par un destructeur de 30 à 100 litres de capacité. En revanche, pour les services de plus de 10 personnes ou pour les open spaces, un collecteur de 100 litres minimum est recommandé. Prendre en considération le nombre de feuilles à détruire ensemble permet un gain de temps pour les entreprises nécessitant un broyage important. Associer cet élément au nombre d'utilisateurs permettra de déterminer la fréquence et donc anticiper la capacité attendu de l'appareil.

Savoir entretenir votre appareil votre destructeur de document

Pour une utilisation optimale, il est indispensable de l’entretenir avec des produits adaptés. À chaque réduction en morceaux de vos papiers, votre appareil travaille dure et s'use naturellement. Pour augmenter davantage sa tenue, l'utilisation d'une huile est nécessaire si une lubrification n'est pas réalisée automatiquement. Il suffit de glisser quelques gouttes ou d'utiliser des feuilles pré-lubrifiées pour conserver une utilisation maximale. Enfin, la fréquence de lubrification dépend du niveau de coupe, à savoir, plus la déstruction se fait en fines lamelles, plus le broyeur en a besoin.

Pour aller plus loin, vous pouvez découvrir notre guide sur Pourquoi choisir un destructeur de document ?